Una junta de trabajo sin datos, responsables y compromisos es la receta perfecta para perder el tiempo.

Nadie trae los datos, todos opinan de cosas que no conocen, aprovechan el tiempo para quejas y reclamos, los participantes están en el teléfono, uno sube la voz más que otro, un par en la esquina está chismeando con otro y aquello se vuelve un mercado.

La buena noticia es que tener una junta a la que la gente realmente quiera asistir toma tres movimientos, uno antes de la junta, uno durante y uno después.

Imagínate que llegas a la junta y preguntan al aire: ¿cómo vamos con las ventas?

Y empiezan las respuestas. “Yo siento que bien.” “ahi la llevamos.” “Depende de cómo lo veas.”

A los dos minutos tienes a tres personas explicando a medias y otros tantos haciendo preguntas solo por preguntar, todos hablaron, todos sintieron que dijeron algo pero al final nadie sabe realmente cómo van las ventas.

¡Por eso es tan relevante prepararte para esa junta!

Si eres quien convoca deberás dejar clarísimo el objetivo, es decir, informar para que nos vamos a reunir y que información necesitas revisar, no se vale que ya estando ahí tomes desprevenido a alguien y le lances una pregunta porque se te acaba de ocurrir.

Si eres asistente a la junta, prepara tus datos para que vayas bien armado porque de esta forma el tema no se desvía y logras compartir lo que es relevante de tu información

Según la psicología de grupos, cuando pones a varias personas a decidir juntas y cada una tiene solo una pieza “suelta” de la información, se habla mucho más de lo que todos ya saben y lo nuevo pero importante recibe muy poco tiempo y atención, porque para el cerebro es mucho más fácil.

Como ejemplo te doy una situación que seguramente has presenciado:

El director pregunta por qué bajaron las ventas del mes.

Uno dice que fue el precio, otro dice que la competencia está regalando producto y otro dice que es temporada baja y por eso no se han alcanzado las metas.

Ya hay 3 personas convencidas de tener la verdad porque es información que ya conocen y no es difícil hacer el análisis a fondo que se requiere.

Mientras tanto en la esquina está Florencia, la nueva ejecutiva de ventas que esta semana habló con tres clientes que se fueron y los tres le dijeron lo mismo: que se cansaron de esperar sus entregas.

¡Ese dato cambia toda la junta! Florencia lo menciona pero la plática ya se enfrascó en el precio y para meter el dato Florencia tendría que interrumpir a la gente que ya está en discusión y si el líder de la reunión no modera de manera efectiva, el dato se diluye entre la información conocida.

Aquí un dato rimbombante:

“Las empresas que deciden con datos producen entre 5 y 6% más que las demás, aunque inviertan lo mismo y usen la misma tecnología”.

Si nos vamos a la matemática dura y sacas las cuentas, una hora de sueldo multiplicada por 20 señores discutiendo lo que ya todos sabemos ¡es un dineral!

Si todos llegan con los datos y permanecen abiertos a tener una reunión en orden con información relevante, se toman decisiones que realmente aportan valor.

Por eso el primer movimiento empieza antes de asistir, puede ser que lleves un número, un reporte, una fecha, una tendencia de los últimos tres meses, lo importante es que aporte valor y sirva para tomar decisiones.

Ahora si, con los datos listos, vamos al gran momento: La JUNTA

Aquí necesitamos a dos personas:

1. El líder que también modera la sesión asegurando el ritmo y el enfoque en el objetivo.
2. Y el apuntador, es decir, quien va registrando en la minuta.

Por favor no cometas el error de “llenar la minuta después” porque algo se puede escapar y eso genera muchos malos entendidos. Yo se que ya antes has escuchado esas frases de: “Yo entendí otra cosa”, “Eso a mi no me tocaba” o el famoso: “¿Ah era para hoy?”

Te voy a compartir la estructura de junta que uso con mis clientes y mis equipos de trabajo.

1. Establecer reglas:

1. Telefono en silencio
2. Laptops cerradas
3. No multitasking
4. Atento y sin interrumpir

En Canadá se hizo un estudio que declaró que la mitad de los asistentes a las reuniones de trabajo usan el teléfono, revisan el correo o garabatean durante la junta, casi la mitad dice que llegan sin preparación y el 56% dice que las personas se interrumpen entre sí y es que entre más grande y menos clara es la junta, más personas se distraen, asi que si tu diriges la junta y no hay atención, es tu señal para empezar a agilizar.

Si esta reunión es periódica deben revisarse los acuerdos de la sesión anterior para verificar que se cerraron, aquí no se vale ofenderse por incumplimiento, si no alcanzas a entregar ¡Avisa!

Después se comparte la información relevante de la reunión anotando en la minuta el acuerdo al que se llegó con nombre del responsable y fecha compromiso para la entrega o el cierre.

Esto es muy importante porque si solo lanzamos al aire algo asi cómo “Muchachos, hay que mejorar las ventas” ese es un problema de nadie y por lo tanto nadie lo va a resolver, por otro lado si decimos “lo antes posible” es muy ambiguo y genera malos entendidos, quien lo solicitó probablemente espera que se haga rápido y quien lo ejecuta no visualiza la importancia.

Cerrar la minuta y enviarla por correo o dejarla en un lugar visible para todos es como hacer un doble check y asi no hay pretextos, ya no se vale el “yo no sabia, a mi nadie me dijo”.

Un metaanálisis de 94 pruebas encontró que los planes que indican un qué, cuándo y cómo se cumplen más que las intenciones sueltas.

Ya tienes los datos y una minuta con nombre y fecha. Falta saber cómo te enteras de que el acuerdo avanzó. Recuerda que es muy fácil decir que si al calor de la junta, pero cuando regresas a tu lugar y te encuentras con 7 pendientes que se acumularon mientras no estabas, lo que prometiste se puede olvidar.

Fijate que unos señores, Locke y Latham, juntaron unos 35 años de investigación sobre metas y encontraron que una meta rinde más cuando registras la información de cómo vas. Si no sabes cómo vas, no sabes si vas bien o mal ni cuándo cambiar de estrategia si fuera necesario.

Ahora, ¿cómo se reporta? Aquí no hay una sola respuesta porque depende mucho de la autonomía operativa de tu equipo, a mayor autonomía, menor acompañamiento, La magnitud del proyecto también cuenta. Una cosa pequeña se reporta por correo, una grande merece sentarse a platicar.

Por eso, antes de levantarse de la mesa, el grupo contesta tres cosas. Quién reporta, cómo y cuándo. Y se queda escrito en la minuta, junto a cada acuerdo.

Recuerda…

Una junta de trabajo sin datos, responsables y compromisos es la receta perfecta para perder el tiempo y eso sale carísimo!

Tu próxima junta ya está en el calendario, así que ahí haces la prueba. Observa con atención y cuando termine, pregúntate si todos salieron sabiendo qué les toca y para cuándo. Si la respuesta es sí, ya cambiaste la receta; si falta alguien, ya sabes con qué empezar la siguiente.