Un equipo se cansa más por cómo se reparte el trabajo que por cuánto trabaja, y cuando el líder reparte con orden, su equipo le puede seguir el ritmo fácilmente y sin quemarse.

Era el primero en llegar y el último en irse… La entrada era a las nueve de la mañana y a las siete él ya estaba en la oficina, porque creía que así avanzaba más, y a las seis, cuando todos se iban, él se quedaba.

Trabajaba fines de semana y asuetos, pegado al teléfono de día, de noche y de madrugada.

Siempre estresado, agitado, mal comía con tal de estar al pendiente de la operación y súper convencido de que lo estaba dando todo. Casi siempre sus pláticas empezaban con “Anoche cené una pizza después de no haber comido en todo el día” o se comía un sándwich de la máquina, parado en el pasillo, hablando por teléfono. Si lo veías andaba con prisa, todo era urgente, como si algo se estuviera incendiando todo el tiempo.

Cada vez que lograba terminar un pendiente se le abrían otros quince, en una carrera interminable por ser el mejor a costa incluso de su salud.

Vamos a llamarlo Carlos, un gerente brillante con un gran equipo de seis personas a su cargo y acostumbrado a dar resultados.

Te apuesto que tú conoces a un Carlos, y si no lo reconoces, quizá Carlos eres tú.

“Un equipo se cansa más por cómo se reparte el trabajo que por cuánto trabaja, y cuando el líder reparte con orden, su equipo le puede seguir el ritmo fácilmente y sin quemarse.”

Para que tu equipo te siga el ritmo sin quemarse, vamos a ver tres puntos:

1. De dónde sale el ritmo de un equipo y por qué a veces se aplaude lo que no debe aplaudirse.
2. Qué le pasa a la gente cuando ese ritmo llega sin orden.
3. Un concepto de 1933 que hoy cambia la forma de repartir el trabajo.

El ritmo de un líder se contagia a su equipo aunque no se dé cuenta y nace de querer dar resultados.

A Carlos nadie le dijo “trabaja de domingo a domingo” pero para él realmente era muy importante dar resultados y no quería fallar.

Llevaba doce años en la empresa y seis en el puesto, gracias a su buen desempeño fue escalando poco a poco y obviamente le tenía una gran lealtad a la empresa, siempre muy cumplido, pero daba la impresión de que todo el tiempo estaba tratando de demostrar que sí se merecía el puesto.

Nunca dijo que tuviera miedo de perder nada, pero todas sus acciones demostraban que necesitaba cumplir con todo para no quedar mal y si era antes que todos los demás, mejor aún.

Obviamente el hábito de cumplir a tiempo es de las mejores cualidades que conozco solo que en este caso, Carlos se puso un estándar que ni él mismo podía sostener y vivía al borde del colapso.

Lo que Carlos no veía es que ese ritmo de trabajo se contagiaba por toda su área, su equipo vivía presionado porque él vivía presionado, y eso se filtra discretamente en cada frase cómo “esta tarea es para ayer” o “ya vamos tarde” o “así hazlo, luego lo mejoramos”.

En parte tenía razón, si te esperas a que todo esté perfecto la producción se para, pero si todo el tiempo produces sin orden y sin un estándar definido, se convierte en mucho estrés para tu equipo.

No me lo vas a creer pero según la OCDE, México es uno de los dos países donde más horas se trabajan al año y si además de eso normalizas vivir en el trabajo, eso puede resultar muy mal.

Curiosamente ser el primero en llegar y el último en irse se ve como un gran compromiso con la empresa sin embargo su jefe, le reconocía ese comportamiento reforzando en Carlos que lo siguiera haciendo.

El jefe estaba muy contento con él porque cumplía, le aplaudía y reconocía su trabajo en público al grado que en las juntas, enfrente de todos, decía “Carlos entregó un trabajo de excelencia, me lo mandó a las 12 de la noche”.

Carlos lo recibía como una felicitación y el resto del equipo entendía que trabajar fuera de horario se permitía y que, sin decirlo, hasta se promovía.

¡Cuidado con esta espada de doble filo! porque claro que la persona quiere el reconocimiento, pero al mismo tiempo el equipo escucha entre líneas “Este señor tiene más compromiso porque trabaja 12 o 16 horas en vez de ocho, nunca voy a estar a su altura y nunca me van a dar una gerencia si no trabajo como él”.

Por eso es tan importante tu rol comolíder porque siempre marcas la pauta, si lo ves desmoronándose y quemado, le tienes que poner un alto.

Fíjate que Gallup estudió equipos de muchas empresas para entender por qué en unos equipos la gente está más comprometida con su trabajo que en otros y encontró que la razón más grande en por lo menos el 70%, tiene que ver con quién los dirige. O sea, lo que hace el jefe es lo que mas cuenta para tener mas compromiso. Pero también recae en nosotros cómo líderes, aclarar lo que significa compromiso.

Y bueno, Antes de contarte lo qué hacía Carlos casi a la media noche quiero terminar la idea del ritmo contagioso porque hay muchos estudios al respecto, por ejemplo uno que se hizo en Nueva Zelanda donde descubrieron que cuando el líder terminaba agotado, unas semanas después su equipo lo empezaba a reflejar igual.

Imagínate que cuando vas en un avion la sobrecargo se pone a llorar y a rezar a media turbulencia, ¡Claro que vas a pensar ya te vas a reunir con San Peter!.

Por lo tanto te recomiendo ser muy consciente de cómo gestionas tus emociones porque sabemos que no es a propósito, pero esa energía se siente y se contagia

Ya que te platiqué del ritmo, ahora vamos al segundo punto: qué le pasa a la gente cuando ese ritmo llega sin orden

Eso es muy fácil de predecir: deja a los equipos agotados, la alta rotación empieza a aparecer y lo más terrible es que mucha gente se va sin haber tenido una conversación que habría cambiado su decisión.

Todo ese ritmo aterrizaba en el equipo de Carlos en forma de proyectos, proyecto tras proyecto tras proyecto, sin dejar madurar nada, porque él quería cumplir.

Su equipo trabajaba en horario normal, de 9 a 6, y tenía que seguirle el paso a un jefe que era el primero en llegar y el último en irse, así que empezaron a quemarse.

La rotación se disparó, la gente quería salir huyendo, y la de Recursos Humanos estaba tan cansada que llegó a decir “Ya no quiero ver otra entrevista de salida”.

La realidad es que según el IMSS, tres de cada cuatro personas trabajadoras en México padecen fatiga por estrés laboral lo que significa que las horas sí cuentan y si además tienes que estar pendiente de que tu líder te llame, es de esperarse que el equipo se sienta abrumado.

Gallup descubrió que hay cinco cosas que generan burnout y todas dependen de cómo se maneja el trabajo:

1. Uua carga de trabajo que se sale de control
2. Expectativas poco claras sobre qué se espera de cada quien
3. Poca comunicación
4. Poco apoyo del jefe
5. Presión de tiempo poco razonable y trato injusto.

Lo que yo he visto en mi experiencia y me parece importantísimo es que en nuestra cultura casi nadie le dice a su jefe que algo no está bien por miedo a perder su trabajo y si además el líder no abre conversaciones honestas de ida y vuelta donde todos tengan oportunidad de participar, la gente se cansa y se va sin haber hablado a tiempo.

Muchas veces ni siquiera lo notan, porque cuando entras a un trabajo llegas entusiasmado, quieres quedar bien, que te tengan en buen concepto y no ves que te estás sobregirando.

A veces la gente se va nada más por la esperanza de que afuera va a estar mejor y ya afuera se da cuenta de que no era lo que esperaba. Por eso nuestro trabajo como líderes es hacerles ver que los valoramos, que vemos su potencial y que los podemos acompañar en su desarrollo buscando cómo resolver eso que no han sabido manejar y si después de esa conversación deciden irse, su decisión se respeta.

Es muy impresionante saber que el 42% de las personas que renuncian dijo que su salida se pudo evitar y el 45% contó que en los tres meses antes de irse ningún jefe ni líder habló con ellas de su satisfacción, su desempeño o su futuro.

¡Tres meses! sin una conversación que importe.

Esa era justo la plática que Carlos tenía pendiente, en su equipo había un muchacho en un puesto clave, sin él los procedimientos no salían igual y Carlos sentía que ya no estaba dando el rendimiento que se necesitaba.

Se tardó mucho en hablar con él para investigar las razones de su bajo rendimiento, estaba muy ocupado en la operacion y cuando por fin se sentaron a platicar, el muchacho le dijo: “Es que, ¿sabes qué? Nunca te doy gusto, empiezas una cosa, das una instrucción y después das otra. La verdad estoy cansado y ya me acostumbré a ir haciendo de a poquito según como me vayas diciendo, porque quizá mañana cambies de opinión”, prefiero renunciar.

A Carlos le pegó muchísimo lo que escuchó y por supuesto que este chico se fuera porque su salida lo obligó a confrontar la realidad. Fue un golpe muy duro para él, pero no había de otra más que seguir trabajando.

A veces el ritmo llega a deshoras, Carlos tenía una idea fabulosa a las 11 de la noche y mandaba el WhatsApp para que no se le olvidara, algo como “hay que hacer tal cambio en el almacén…”.

Para él es el resultado que tiene que entregar, para su gente es su tiempo de descanso y eso se debe respetar. Lo movía la buena intención pero no midió el impacto y su gente ya lo tenía tan normalizado que ellos también le mandaban información a las nueve o a las diez de la noche.

Una investigación de Virginia Tech reportó que, aunque la persona no trabaje fuera de horario, solo saber que se espera que esté disponible sube la tensión, la suya y la de su pareja. O sea, el WhatsApp de las 11 estresa aunque se quede en visto.

Cuando la de RH me pidió una sesión de coaching para Carlos me pedia concientizarlo de que debía ser mejor líder, sin embargo, cuando platicas con un gerente no puedes asumir que hace las cosas mal a propósito…

… yo estoy convencida de que nadie se levanta en la mañana diciendo “Ay, qué padre, ¿en qué me voy a equivocar el día de hoy para que me llamen la atención y fracasar en la vida?”.

Hay cosas que pasan sin que te des cuenta y mi trabajo era ser el espejo donde Carlos pudiera ver sus comportamientos, sus conductas y su manera de proceder. En la mentoría lo acompañé para que él mismo llegara a la conclusión, hicimos un análisis de su forma de trabajar y vimos que estaba tan interesado en cumplir que terminaba por contagiar a su equipo de la misma ansiedad que él traía.

Como consecuencia de ese acompañamiento Carlos tuvo un cambio de mentalidad, se dio cuenta de que mientras él siguiera resolviéndolo todo y aventando las ideas tal cual salían de su cabeza, iba a llevar a todos al borde de la locura.

Después trabajamos con su identidad como líder, para que soltara la supervisión de cada tarea y para que sus ideas llegaran ordenadas.

Me acuerdo que en esas sesiones me decía: “Te juro que nunca he tenido intenciones de que mi gente se estrese, de que mi equipo se sienta mal, mi intención es que nos reconozcan, que nos valoren, que nos aplaudan por el trabajo que estamos haciendo, y yo quería que ellos fueran partícipes de esta felicitación. Pero me doy cuenta que al revés, los arrastré al mismo hoyo de ansiedad y acelere que traía yo”.

Tercer punto: hoy te voy a revelar que en 1933, un consultor en París se puso a contar toda la carga mental que trae un jefe con su equipo y presta atención porque en un principio es confuso.

Supongamos que tu tienes tres auxiliares, Ana, Beto y Caro. Primero están las pláticas que tienes con cada uno a solas, que son tres. Luego, lo que le dices a Ana frente a Beto, frente a Caro o frente a los dos, que son tres formas distintas de hablar con ellos. Lo mismo te pasa con Beto y con Caro, así que son tres conversaciones con Ana, tres con Beto y tres con Caro, en total: nueve. Y además lo que ellos se dicen entre sí, es decir, Ana con Beto, Ana con Caro y Beto con Caro, de ida y de vuelta, son seis. Osea que con Tres auxiliares, hay dieciocho conversaciones distintas que pueden pasar por tu cabeza. En el caso de Carlos, con 6 personas a cargo, tenía que estar pendiente de 222 interacciones, ¡imagínate lo que es eso!

A eso le llamaron tramo de control, que en palabras sencillas es cuántas personas puede dirigir un jefe directamente sin que se le vaya de las manos.

Carlos tenía seis, justo en el límite recomendado pero además todas las decisiones pasaban por él, por ende se le salió de las manos.

La solución es que cada persona sepa hasta dónde puede decidir sin consultarte.

Le dices “Este proyecto es tuyo, tú das la cara, tú reportas y tú resuelves. Tú puedes desde aquí hasta acá ejercer autoridad sin necesidad mía. Tienes autorizados descuentos, o lo que sea que le vayas a autorizar” y te aseguras de que te entendió.

Cada línea que trazas así es una decisión que tu gente resuelve sin esperarte y es una conversación menos de esas 222 en tu cabeza.

¿Te acuerdas de lo que le dijo el muchacho a Carlos? “Empiezas una cosa, das una instrucción y después das otra”. Con esa línea clara, la persona sabe desde el principio hasta dónde llega lo suyo.

Un dato muy fresa de la importancia de esto que te digo es que quienes sienten el apoyo de su jefe tienen cerca de 70% menos probabilidad de vivir burnout.

¿Te das cuenta del impacto que tiene tu apoyo en tu gente?

Hoy Carlos sigue llegando temprano y yéndose tarde, porque no cree conveniente dejar su propio ritmo de trabajo, sin embargo lo último que trabajamos juntos fue respetar el horario de su equipo. Se comprometió a no mandar mensajes fuera del horario de trabajo de 9 a 6 y saber que tenía esa restricción lo llevó a desarrollar habilidades que no se imaginaba, más organización y más claridad en los pedidos para ser más eficiente en las entregas, se tomaba menos tiempo para delegar y soltaba las actividades más rápido.

Como sabía que no le podía llamar a nadie de su equipo a las 8 de la noche, tenía que resolverlo antes de que se fueran y eso le dio otro ritmo de trabajo, igual de rápido pero ahora con orden.

Te dejo con una idea el día de hoy:

“Un equipo se cansa más por cómo se reparte el trabajo que por cuánto trabaja, y cuando el líder reparte con orden, su equipo le puede seguir el ritmo fácilmente y sin quemarse.”

Así que te propongo algo: Elige a una persona de tu equipo, revisa en qué proyecto necesita apoyo y dile hoy exactamente hasta dónde puede decidir sin consultarte, así tu tramo de control vuelve a estar en tus manos.

Yo se que Liderar a veces se siente solitario por eso te espero aquí cada semana, para que entre líderes multipliquemos el talento de nuestro equipo.